Privacy verklaring TTV Shot

Dit is de privacyverklaring van Tafeltennisvereniging Shot, gevestigd te Haverlanden 92, 6708 GP Wageningen en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40119029 (hierna: “Shot”). 

Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens Shot verwerkt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt. 

Shot hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Shot houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de doelen waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot uitsluitend die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, stuur dan een email naar: secretaris@ttvshot.nl 

Hierna volgt nadere informatie over hoe Shot omgaat met uw (persoons)gegevens. 

Gebruik persoonsgegevens

Shot verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van u als u: 

  • Lid bent van Shot.
  • Donateur bent van Shot.
  • Via het contactformulier, e-mail of telefoon contact met ons opneemt. 
  • Zich inschrijft voor door Shot of derden georganiseerde evenementen.
  • Vrijwilligerswerk voor Shot uitvoert.
  • De zaal of de bestuurskamer van Shot huurt. 

De persoonsgegevens die Shot verzamelt en verwerkt zijn een of meerdere van de hieronder genoemde.

Persoonsgegevens: 
  • voor- en achternaam; 
  • adres; 
  • woonplaats; 
  • telefoonnummer (vast en/of mobiel); 
  • e-mailadres; 
  • geslacht; 
  • geboortedatum. 
Lidmaatschap: 
  • lidnummer; 
  • bondsnummer NTTB; 
  • competitiegerechtigd; 
  • soort lidmaatschap; 
  • startdatum lidmaatschap; 
  • einddatum lidmaatschap. 
Financiële gegevens: 
  • IBAN; 
  • banknaam; 
  • betaalwijze. 
Gegevens met betrekking tot jeugdleden: 
  • naam ouders; 
  • e-mailadres ouders; 
  • telefoonnummer (vast en/of mobiel) ouders; 
  • eventuele medische gegevens die door ouders zijn aangedragen. 
Shot gebruikt deze gegevens (mogelijk) om: 
  • Haar administratie bij te houden.
  • Contact met u op te nemen of te onderhouden.
  • Post naar u te versturen.
  • Uitvoering te geven aan of het uitgeven van een opdracht.
  • Nieuwsbrieven via post of elektronisch naar u te versturen.
  • Uitnodigingen voor evenementen naar u te versturen. 
  • Contributie te bepalen en te innen.
  • Nieuwsberichten op de website te publiceren (alleen naam, leeftijd, uitslagen en foto’s).
  • Analyses te kunnen maken voor uitsluitend intern gebruikte doeleinden. 
Door Shot kunnen: 
  • Financiële gegevens waaronder IBAN, betaalde en openstaande rekeningen, alleen door de penningmeester en de ledenadministratie worden geraadpleegd.
  • Persoonsgegevens van leden waaronder naam, adres, telefoon, e-mail adres en geboortedatum, worden geraadpleegd of gebruikt door het bestuur en de technische commissie. 
  • Foto’s en namen van leden en uitslagen worden gebruikt door de vereniging om op de sociale media, website en de nieuwsbrief te publiceren en voor het “leden-bord” in het verenigingsgebouw.
  • Persoonlijke gegevens worden verzameld door de vertrouwenspersoon in geval de vertrouwenspersoon wordt benaderd door een lid. Deze gegevens worden door de vertrouwenspersoon niet gedeeld zonder toestemming van het lid. 

Informatie, wijzigingen en bezwaar

Recht op inzage, rectificatie of verwijdering 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of, in opdracht van u, direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 

Een verzoek tot verwijdering kan nooit zover gaan dat Shot haar administratieve verplichtingen niet kan nakomen. Zoals het innen van contributies of het aanmelden bij de NTTB. 

Contact opnemen 

U kunt contact opnemen met de secretaris van Shot via secretaris@ttvshot.nl voor onderstaande onderwerpen: 

  • Meer informatie over de wijze waarop Shot persoonsgegevens verwerkt.
  • Vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring. 
  • Inzage in de persoonsgegevens die Shot met betrekking tot u verwerkt.
  • Bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door Shot,
  • Bezwaar tegen het gebruik van foto’s op de sociale media/website en de nieuwsbrief van Shot waarin u herkenbaar of zichtbaar bent.
Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 

Beveiliging van uw gegevens

Shot zal uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk. 

Shot zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kan Shot aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maakt Shot gebruik van een derde partij voor: 

  • Het verzorgen van de internetomgeving. 
  • Het verzorgen van de (financiële en leden-) administratie.

Shot verstrekt uw gegevens verder aan de volgende derden: 

Nederlandse Tafeltennisbond (hierna: “NTTB”) 

De volgende gegevens worden aan de NTTB verstrekt: 

  • naam; 
  • adres; 
  • woonplaats; 
  • geboortedatum; 
  • telefoonnummer (vast en/of mobiel); 
  • e-mailadres;
  • competitie gerechtigd ja/nee; 
  • paratafeltennisser ja/nee; 
  • lid sinds datum; 
  • geslacht. 

De NTTB kan deze gegevens gebruiken om: 

  • Contact met u op te nemen of te onderhouden.
  • Uw lidmaatschapskaart te versturen.
  • Nieuwsbrieven (via post of elektronisch) te versturen.
  • Uw wedstrijdcategorie te bepalen. 
  • Uw NTTB-contributie te bepalen.
  • Analyses te kunnen maken voor uitsluitend intern gebruikte doeleinden. 
  • Wedstrijdresultaten bij te houden en te publiceren op diverse websites. 

Organisatoren van evenementen 

Indien een lid zich heeft ingeschreven voor een evenement dan kunnen de volgende gegevens worden doorgegeven: 

  • naam; 
  • geboortedatum; 
  • telefoonnummer (vast en/of mobiel); 
  • geslacht; 
  • bondsnummer; 
  • e-mail adres. 

Naam, geslacht, leeftijdscategorie en bondsnummer kunnen door een organisator worden gepubliceerd in deelnemerslijsten en resultaten. 

Shot maakt gebruik van diensten van derden voor: 

  • ledenregistratie;
  • inning van contributie;
  • boekhouding.

Wij geven persoonsgegevens niet door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. We gebruiken voor bovenstaande diensten e-boekhouden.nl. In de algemene voorwaarden van e-boekhouden.nl gelden de artikelen 18 t/m 29 als verwerkersovereenkomst. De algemene voorwaarden van e-boekhouden kunt u vinden via: https://www.e-boekhouden.nl/voorwaarden/algemene-voorwaarden. 

Voor het beheren van onze internetomgeving gebruiken wij de services van Hosting2Go. In de algemene voorwaarden van Hosting2Go geld artikel 7 als verwerkersovereenkomst, deze kunt u vinden via: https://www.hosting2go.nl/assets/uploads/algemene_voorwaarden.pdf.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. 

Bewaartermijn van gegevens:

Shot bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

Shot bewaart de gegevens van oud-leden tenzij er door een oud-lid opdracht is gegeven om de gegevens te verwijderen. Shot gebruikt gegevens van oud-leden uitsluitend voor statistische doeleinden en mailings gericht op oud-leden voor nieuwsbrief, verenigingsjubilea, toernooien en/of reünies. 

Website

Het bestuur van TTV Shot is verantwoordelijk voor de inhoud van de website. Het beheer van de website is belegd bij de website-commissie. Deze commissie is bereikbaar via email: website@ttvshot.nl.

Via de website ttvshot.nl worden geen privacygevoelige gegevens of persoonsgegevens verwerkt en/of bewaard anders dan de gegevens waarvoor de vereniging op basis van de privacyverklaring recht heeft (namen, foto’s en uitslagen). U kunt ook geen reacties plaatsen bij de artikelen.

Alle verdere informatie die via links naar andere websites beschikbaar is, valt onder de verantwoordelijkheid van die websites en hun beheerders. 

Specifiek voor de link naar de facebook-pagina van Shot geldt dat voor het plaatsen van artikelen op facebook de vereniging toestemming heeft om namen, foto’s en uitslagen te publiceren van leden. Voor de likes, share en reacties die aldaar worden geplaatst is de vereniging niet verantwoordelijk.

Google Analytics

De website maakt gebruik van Google Analytics voor het verzamelen van bezoekersgegevens. De instellingen van Google Analytics zijn zodanig dat deze voldoen aan de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (versie 27 augustus 2018). Dit houdt in dat laatste octet van het ip-adres is gemaskeerd.

Ook ‘gegevens delen’ is uitgezet en er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met Google Analytics-cookies.

Overige cookies

Er wordt er geen gebruik gemaakt van andere cookies.

Informatie, wijzigingen en bezwaar

Heeft u bezwaar tegen het gebruik van uw naam, foto of andere vermelding van uw gegevens dan gelden de regels zoals in het voorgaande is vastgesteld onder het kopje ‘Informatie, wijzigingen en bezwaar’.

Shot verklaart verder:
  • Dat deze privacyverklaring zichtbaar is gemaakt op de website van de vereniging. 
    • Dat in al onze documenten (lidmaatschapovereenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan, wordt verwezen naar deze privacyverklaring op de website van de vereniging. 
    • Dat geen persoonsgegevens worden verstrekt aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU; 
    • Dat persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) uitsluitend worden verwerkt indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. 
Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan in de toekomst wordt gewijzigd. De meest recente versie is altijd te vinden op https://www.ttvshot/privacy-verklaring